Tienes cinco personas en plantilla y una carpeta con hojas de horas que cada una firma el último día del mes. Lees que "el fichaje digital ya es obligatorio" y no sabes si tienes que cambiar de sistema mañana.
No: a 6 de octubre de 2026 el real decreto de registro horario digital no está aprobado ni publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 es registrar cada día la hora de entrada y salida de cada trabajador, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla y de la Inspección.
Qué exige la ley hoy y a quién
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar "el registro diario de jornada", con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, publicado el 12 de marzo de 2019, que fijó su aplicación a los dos meses: el 12 de mayo de 2019.
El mismo artículo establece tres cosas más:
- El sistema se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal.
- Los registros se conservan durante cuatro años.
- Permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
La norma no impone hoy un formato. Papel, hoja de cálculo o aplicación valen si el registro es diario y fiable. Afecta a quien tiene personas contratadas por cuenta ajena: el Estatuto se aplica a los trabajadores asalariados (artículo 1). Si eres autónomo sin plantilla, no tienes a quién registrar.
Para las horas extra, el artículo 35.5 ya exigía registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de pago y entregar copia del resumen con la nómina.
Cómo va el real decreto de registro digital
El Gobierno quiere desarrollar el artículo 34.9 con un real decreto. Al ser un reglamento, lo aprueba el Consejo de Ministros sin pasar por las Cortes. Este es el recorrido verificable:
| Fecha | Qué pasó |
|---|---|
| 12/05/2019 | Empieza a aplicarse el registro diario (BOE) |
| 30/09/2025 | El Consejo de Ministros autoriza la tramitación urgente del proyecto (La Moncloa) |
| 19/03/2026 | El Consejo de Estado concluye que "no procede aprobar" el texto (dictamen 188/2026) |
| 24/07/2026 | Trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre (Onda Vasca) |
| 26/09/2026 | Se confirma que no se aprobará en septiembre (Qué!) |
| 02/10/2026 | Trabajo da por concluida la revisión y confía en aprobarlo en octubre (Press Digital) |
Qué cambiaría según el borrador
Lo que sigue es el proyecto que analizó el Consejo de Estado. Trabajo dice haberlo modificado después y el texto final no es público, así que trátalo como borrador:
- Registro por medios digitales, cumplimentado por cada trabajador de forma personal y directa, con garantías de autenticidad y trazabilidad.
- Datos "seguros, íntegros, trazables e inalterables", con requisitos técnicos que se fijarían en una norma posterior.
- Acceso de la Inspección "en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial".
- Más contenido mínimo: pausas, tiempos de espera y separación entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
- Plazos: entrada en vigor a los veinte días de su publicación; lo que dependa de los requisitos técnicos, seis meses después de que estos se aprueben.
El dictamen criticó el impacto en pymes, la protección de datos y ese plazo de veinte días. Economía pidió en marzo que las pymes tuvieran un año para adaptarse (ESdiario). Nadie ha confirmado qué plazo quedará.
Las sanciones que ya se aplican
No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, que menciona expresamente el registro de jornada. Según el artículo 40.1.b), las graves se sancionan con multa de 751 a 7.500 euros: de 751 a 1.500 en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo.
Esas cuantías están en vigor hoy, con independencia de lo que pase con el real decreto.
Errores habituales que conviene corregir ya
- Hojas firmadas a final de mes. La ley habla de registro diario. Rellenar el mes de golpe produce horarios idénticos que no reflejan la jornada real.
- No registrar las pausas. El 34.9 pide inicio y fin, pero si la comida o los descansos no constan, el registro presenta como jornada todo el tiempo entre entrada y salida. Cómo computa cada pausa lo explicamos en cómo calcular horas trabajadas con pausas.
- Corregir sin dejar rastro. Tachar una hora o editar la celda deja un registro que nadie puede comprobar. Una corrección debe conservar el dato original, el nuevo, el motivo y quién la hizo.
- No dar acceso. La plantilla y sus representantes tienen derecho a consultar el registro, no solo la Inspección.
Qué hacer ahora
- Revisa tu sistema actual con una pregunta: ¿cada persona registra entrada, pausas y salida el mismo día?
- Documenta cómo se organiza el registro, por convenio, acuerdo o decisión tras consultar a la representación.
- Separa correcciones de registros: el original no se borra; la corrección se añade con motivo y autor.
- Cierra cada mes, revisa las horas extra y entrega el resumen con la nómina.
- Comprueba que guardas cuatro años y que puedes exportar el registro cuando te lo pidan.
Si ya registras así, el paso a un sistema digital será un cambio de herramienta, no de forma de trabajar. Para ver el resto de fechas que afectan a tu empresa, consulta el calendario de obligaciones de facturación 2026-2028.
Cómo lo resuelve Factuarea
El control horario de Factuarea cubre lo que hoy exige la ley. Cada empleado ficha entrada, pausas y salida desde su portal, en el navegador o en el móvil. Un fichaje incorrecto no se sobrescribe: se añade una corrección enlazada con su motivo y su autor, y nadie aprueba su propia solicitud. Al cerrar el mes, el periodo queda bloqueado, puedes sellar el cierre con el certificado de tu empresa y exportar el registro de jornada.
Está incluido desde el plan Profesional; las plazas de empleado se contratan aparte como complemento. Consulta las condiciones en precios y el detalle de accesos en la ayuda sobre empleados.
