La factura ha vencido y el dinero no está en la cuenta. A partir de ese momento, lo importante es actuar con orden: confirmar que no existe una incidencia, reunir las pruebas, reclamar por el canal adecuado y decidir hasta dónde escalar. Improvisar mensajes distintos cada día solo desgasta la relación y debilita el expediente si más adelante necesitas acreditar la deuda.
Esta guía empieza cuando el vencimiento ya se ha incumplido. Si todavía estás a tiempo de definir condiciones, responsables y avisos, consulta primero esta política de cobros para pymes.
Comprobar
Descarta pagos sin conciliar, errores de entrega o incidencias administrativas.
Documentar
Reúne factura, acuerdo, entrega, conversaciones y pagos parciales.
Reclamar
Usa una secuencia clara, un interlocutor y una fecha concreta de respuesta.
Escalar
Decide con evidencias cuándo pasa de seguimiento amistoso a reclamación formal.
1. Confirma que se trata de un impago real
Antes de reclamar, descarta los problemas administrativos. Comprueba el extracto bancario, la fecha de vencimiento pactada y si el cliente ha enviado un justificante que aún no se ha conciliado. Revisa también que la factura llegó al destinatario correcto y que no quedó bloqueada por una referencia de pedido, un portal de proveedores o una validación interna pendiente.
Llama "incidencia" a lo que pueda resolverse corrigiendo el circuito y "impago" a la deuda reconocida que sigue sin abonarse. La diferencia importa. Si falta una orden de compra, la siguiente acción es conseguirla o aclarar por escrito por qué no procede; si el cliente discute el servicio, hay que resolver la controversia. Un recordatorio genérico no arregla ninguno de esos casos.
No anules ni rectifiques una factura correcta solo para que desaparezca del listado de pendientes. El estado del cobro y la validez del documento son asuntos distintos.
2. Reúne un expediente mínimo de cobro
Centraliza la información antes de iniciar la conversación. El expediente debe permitir que otra persona entienda qué se vendió, qué se acordó y qué queda por pagar sin reconstruir la historia desde el correo.
Incluye, como mínimo:
- factura, importe pendiente y vencimiento;
- presupuesto, contrato, pedido o aceptación de la oferta;
- albarán, parte de trabajo o evidencia de entrega;
- correos sobre cambios, conformidad o incidencias;
- datos del interlocutor administrativo y del responsable comercial;
- pagos parciales, abonos y reclamaciones anteriores.
Guarda los documentos originales y una cronología breve. Si el cliente reconoce la deuda o propone una fecha, conserva esa respuesta. En Factuarea puedes partir del listado de vencidas y del historial de la factura para mantener el seguimiento ligado al documento, en lugar de depender de notas dispersas. El cierre mensual de facturación también ayuda a que estas partidas no queden ocultas durante meses.
3. Reclama primero para obtener una respuesta útil
El primer contacto debe ser corto y concreto. Identifica la factura, el importe, la fecha de vencimiento y la cuenta o medio de pago acordado. Adjunta una copia y pide una acción verificable: confirmar la recepción, indicar si existe una incidencia o comunicar la fecha prevista de pago.
Evita acusaciones y amenazas prematuras. Muchas demoras empiezan en una bandeja equivocada, pero eso no significa que debas aceptar respuestas vagas. Si "contabilidad lo está mirando", pregunta quién lo gestiona y cuál es el siguiente hito. Tras una llamada, resume por correo lo acordado para que quede constancia.
Cuando haya un pago parcial o un calendario propuesto, documenta importes y fechas y confirma quién lo acepta por tu parte. No presentes como cerrado un acuerdo que nadie ha aprobado. Desde la sección de cobros de Factuarea puedes revisar la factura vencida y enviar un recordatorio tras comprobar el texto.
4. Pasa a un requerimiento formal si no se resuelve
Si no hay respuesta, se incumple el compromiso o el cliente niega una deuda que puedes documentar, cambia el tono y el canal. Un requerimiento formal debe indicar quién reclama, qué factura está pendiente, cuál es el principal adeudado, cuándo venció y dónde debe pagarse. Añade un medio para comunicar una oposición concreta y conserva prueba del contenido, el envío y la recepción o intento de entrega.
No existe un único canal válido para todos los casos. El correo certificado, el burofax o el requerimiento notarial ofrecen niveles de prueba y costes distintos. Elige según el importe, el riesgo y el historial, y pide asesoramiento si dudas sobre la forma adecuada. Lo esencial es que el documento sea coherente con el contrato y no incluya conceptos que no puedas justificar.
El requerimiento fehaciente también puede ser relevante en trámites tributarios posteriores. Por eso conviene decidirlo con la asesoría antes de dejar pasar la gestión, no cuando falte documentación.
5. Distingue principal, intereses y costes de cobro
En operaciones comerciales entre empresas o profesionales, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad prevé el devengo de intereses cuando se cumplen sus requisitos. La norma se refiere a operaciones comerciales y no a deudas de consumidores. El interés será el pactado o, cuando corresponda, el determinado por la ley; no conviene copiar un porcentaje antiguo de internet.
La misma ley contempla una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro cuando el deudor incurre en mora, además de otros costes debidamente acreditados que superen esa cantidad. Esto no autoriza a sumar penalizaciones inventadas. Antes de reclamarlos, revisa que la operación entra en el ámbito de la ley, que tú cumpliste tus obligaciones y que el retraso es imputable al deudor.
Separa siempre en el expediente el principal, los pagos recibidos, los intereses y los costes. Así el cliente puede entender la liquidación y tu asesor puede comprobarla.
6. Decide si compensa iniciar una reclamación judicial
Cuando la vía amistosa y el requerimiento no funcionan, valora el importe, la calidad de las pruebas, la solvencia conocida y el coste de continuar. No bases la decisión únicamente en el enfado: una deuda clara puede no ser recuperable y una deuda discutida puede exigir más trabajo del previsto.
La Ley de Enjuiciamiento Civil regula el proceso monitorio para reclamar deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles que puedan acreditarse con los documentos admitidos por la norma. Que exista una factura no garantiza por sí sola el resultado: contrato, entrega, aceptación y comunicaciones pueden ser decisivos si el deudor se opone.
Consulta con un profesional qué procedimiento encaja, qué gastos puede generar y qué documentación falta. Si el deudor está en concurso, comunícalo de inmediato a tu asesoría jurídica y fiscal, porque el cauce y los plazos dejan de ser los de una reclamación ordinaria.
7. Revisa el efecto contable y fiscal sin borrar la deuda
Una factura impagada no deja automáticamente de tener efectos contables o de IVA. La posible modificación de la base imponible por créditos incobrables exige condiciones, factura rectificativa, acreditación de la reclamación y comunicación a la Administración. La AEAT detalla el procedimiento y sus requisitos.
No esperes al final del expediente para preguntar por esta opción: existen condiciones y ventanas temporales que dependen del caso. Entrega a tu asesoría la cronología, las pruebas de reclamación, los cobros parciales y cualquier noticia sobre insolvencia.
Después de cerrar la gestión, registra la causa real: error de canal, disputa, falta de liquidez o incumplimiento. Esa información sirve para corregir la ficha del cliente y sus condiciones futuras. El objetivo no es solo cobrar esta factura, sino que la siguiente no vuelva a perderse por el mismo motivo.
